El sabio manejo del tiempo (y sus enemigos)

Introducción:

Aclaremos algunas verdades básicas, de las cuales nos olvidamos en el día a día, pero que afectan y condicionan el tiempo de todos nosotros:

• Cada persona viva tiene 24 horas reloj a su disposición cada día.
• Las personas tienen diferentes niveles de energía.
• Los objetivos a alcanzar a veces son diferentes, pero a veces son grupales.
• Cada persona tiene debilidades que pueden perjudicar su rendimiento.
• No tenemos la misma capacidad de rendimiento durante las 24 horas; a veces estamos más cansados, a veces con más energía.
• Tenemos la tendencia de enfocar nuestra energía y esfuerzo en actividades que no son lo más importante para nosotros.
• Hoy en día es más fácil desconcentrarse como antes, por el sinfín de distractores.
• Hay personas que se concentran con mayor facilidad que otras.

Por qué aprender a manejar mi tiempo:

1. Lo que yo hago, o dejo de hacer, afecta a otros, ya sea positivamente, o negativamente. (Quien sabe hacer lo bueno y no lo hace, le es pecado). Hay personas que están sufriendo, y que te necesitan.
2. Al optimizar el uso de tu tiempo, producirás más, y eso te generará mayores ingresos monetarios.
3. Las cosas importantes en la vida merecen y necesitan la mayor cantidad de tiempo. Al manejar bien tu tiempo, tendrás tiempo para aquello que importa.
4. Al ser efectivo, las personas te valorarán, de respetarán y además dejarás de robarle tiempo a los demás.

¿Cuáles son mis principales distractores?

Aunque las personas son diferentes, he observado que estos distractores afectan negativamente a todos:

1. Mi propia mente: Soñar con ojos abiertos, recordar escenas de películas, sentir rencor por alguien, fantasías perversas, análisis de comentarios recibidos, bloqueo total ante tareas difíciles, etc. Todo esto suele moverse en la mente, justo cuando la persona quiere concentrarse.
2. Ambientales: Se ha descuidado bastante este aspecto. Los sonidos, la temperatura, los olores, personas que caminan por la pieza, cuadros mal ubicados, el ventilador que se mueve delante de la luz, sombras, la televisión encendida, animales que quieren ser atendidos, conversaciones en la pieza de a lado, etc.
3. Celular: Ya es una realidad, que no podemos trabajar efectivamente sin celular; ¡es muy útil! Sin embargo se puede observar cómo el celular controla a las personas, simplemente con una pequeña luz, un breve sonido, o con encender la pantalla (a veces basta con simplemente estar en la mesa).
4. Música: Casi todos escuchan música hoy en día. Pero he comprobado que uno trabaja mejor sin música, o escuchando música que no merece atención (otro idioma, clásica, instrumental, etc.).
5. La cantidad de pendientes: Saber que tengo 50 tareas pendientes, distrae mi concentración de la tarea actual. Las más fuertes son aquellas que más postergación sufrieron.
6. Falta de información: Al no saber cómo hacer una tarea, cometes errores, te preguntas muchas cosas, repites…simplemente eres lento.

De todos los consejos que se encuentran acerca del manejo del tiempo…¿cuáles son los más importantes, y los más prácticos?

He investigado entre muchas sugerencias de manejo de tiempo, y he probado muchos de ellos. Aquí te comparto aquellos que según mi experiencia traen los mejores resultados:

1. No preocuparse…OCUPARSE en un momento definido: No pienses en algo que no puedes o no vas a solucionar ahora. Hazlo con la concentración 100% en el momento que corresponde.
2. Lo más importante debe convertirse en una rutina: Cosas como el ejercicio físico, el desayuno, tomar agua, encuentros con la familia, ahorros, control de finanzas, pagos, renovación de licencias, etc. deben responder a una rutina. Por ejemplo: Todos los domingos almorzamos en familia. Al verificar mi sueldo, deposito mi ahorro y transfiero mi diezmo a la iglesia. Todos los días hay que llevar el perro a correr.
3. Diseña tus lugares de trabajo de tal manera que te sientas cómodo y que tengas todo: Fotos, mesa, color de pared, ventana, libros, útiles, cables, etc.
4. Ordena tus prioridades y arma una lista de éxitos: ¿Si tendrías que elegir solo 2 tareas para realizar hoy, cuáles serían? Elige las más importantes, termínalas al 100%, y regístralos en un listado de éxitos.
5. Equilibrio: Atiende todas las áreas de tu vida, para que ninguna tenga que invadir el tiempo de otro. Tus áreas son entre otros: Salud, vida espiritual, relaciones sociales, trabajo, estudio, finanzas.
6. Aprender el uso de técnicas inteligentes para optimizar los minutos y segundos. Aquí hay que aprender a valorar lo pequeño. Existen muchísimos consejos. Comparto contigo aquellos que mejor me funcionan:
   1. Trabajar en grupos: Si tengo que responder 10 correos, hacer 5 llamadas, responder los mensajes del whatsapp y del Facebook, y redactar 3 informes, dedico tiempo exclusivo a “correos”, “llamadas”, “whatsapp”, “Facebook”, “Informes”. Hay que evitar que se mezclen. Si alguien se queja que no respondes su mensaje en whatsapp en 2 minutos, piensa en aquellos que están esperando tu respuesta en el email hace 2 días.
   2. Reuniones: Ante todo hay que evitar la mayoría de ellas. Aquellas que no se pueden evitar, hay que enfocar en las respuestas a las preguntas pendientes. Es muy importante fijar un tiempo límite de la reunión, y en lo posible prepararse. Aquella persona que dirige la reunión, debe tener la capacidad de “cortar” conversaciones innecesarias, y reenfocar a los temas. Recomiendo además evitar el uso del celular y de la computadora (más allá de las notas a tomar) en las reuniones.
   3. En el día a día:
      1. Descubre tu hora de menor productividad, y úsala para descansar.
      2. Evita las horas pico, donde sea que estés o vayas.

• Tratar bien a las personas, ya que entonces te ayudan.

1. Ordena las cosas: Se calcula que el 20% de nuestro tiempo dedicamos a buscar cosas. “Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”.

1. Trabajar con lapsos de tiempo: Por ejemplo me digo “Tienes 1 hora para terminar este informe y enviarlo; a ver si lo logras”. O “A ver si puedes leer 40 páginas en una hora”.
2. Decir No a ciertas cosas, es decir Si a otras cosas.
3. Delegar todo lo que se puede: A veces tengo miedo de hacerlo, pero casi siempre resulta bien.
4. Las cosas importantes hay que empezar a tiempo, y no a última hora. Sale muy caro y puede resultar mal.
5. No hay tiempos muertos para mi: Siempre tengo una revista, un libro, un audio, etc. que puedo leer o revisar cuando me hacen esperar en algún lugar.
6. No cometer un error más de una vez. Para esto hay que analizarse, y aprender de otros.

A un anciano sabio una vez le consultaron, cómo lograba ser siempre tan efectivo. El contestó:

• “Cuando camino, camino. Cuando como, como. Cuando bebo, bebo. Cuando duermo, duermo. Cuando pienso, pienso. Cuando trabajo, trabajo.”
• “Pero eso mismo hacemos todos nosotros”, contestaron los estudiantes.
• “No: Ustedes comen al caminar, beben al trabajar, trabajan en lugar de dormir, y a la noche se quebrantan por el mañana. Yo hago una cosa a la vez, y hasta terminar”.

Un dato adicional:

Si por día pasas una sola hora en las redes sociales, “matando el tiempo”, entonces:

• Pierdes 365 horas por año.
• En 40 años, pierdes 608 días.
• Al pasar 1 hora por día, pierdes 2 años en tu vida, en 40 años.

Dediquemos nuestro tiempo a lo importante, y no a aquello que nos daña…tiene mucha lógica y hace sentido.

(Pregúntale a una persona de 80 años, si la vida es larga).

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